Utiliser Excel ou Access pour gérer vos données

Plat par rapport aux données relationnelles    Pour aider à déterminer quel programme est préférable pour le stockage de vos données, posez-vous la question suivante : se trouvent les données relationnelles ou non ? Données qui peuvent être efficacement contenues dans une seule table ou d’une feuille de calcul sont appelées des données à deux dimensions ou non relationnelles . Par exemple, si vous voulez créer une simple liste de clients, avec une seule personne adresse et de contact pour chaque client, Excel peut être le meilleur choix. Cependant, si vous souhaitez stocker une liste de clients plus complexe qui contient votre facturation et les adresses de livraison pour chaque client ou plusieurs personnes à contacter pour chaque client, accès est la meilleure solution.

Dans un base de données relationnelle, vous organisez vos informations en plusieurs tables. Dans une base de données relationnelle bien conçue, chaque table est plat et contient les informations qu’un seul type de données. Par exemple, si vous créez une base de données client, les noms des clients doivent stockés dans une table, alors que facturation les clients et adresses de livraison doivent être stockés dans une table distincte. Stockage des adresses séparément de noms est recommandé, car chaque client peut avoir plusieurs adresses et que vous voulez être en mesure d’entrer plusieurs adresses pour chaque client sans avoir à entrer à nouveau le nom du client pour chaque adresse.

Local par rapport aux données externes    Vous pouvez utiliser Access pour vous connecter à des données à partir d’une variété de sources de données externes afin que vous pouvez afficher, requête et modifier ces données sans avoir à importer. Par exemple, Access fournit des commandes pour vous connecter à des données existantes dans une base de données Microsoft SQL Server, un fichier dBASE ou un dossier Outlook, ainsi que de nombreuses autres sources de données. Vous pouvez utiliser Excel pour vous connecter à un large éventail de sources de données, y compris Access, SQL Server Analysis Services bases de données, texte et fichiers XML et les sources de données ODBC et OLE DB. Toutefois, vous ne pouvez pas modifier les données pour modifier la source de données via l’interface utilisateur Excel.

Access et Excel fournissent des commandes pour vous connecter aux données de listes Windows SharePoint Services. Toutefois, Excel fournit simplement à une connexion en lecture seule à des listes SharePoint ; alors qu’Access vous permet de lire et écrire des données dans des listes SharePoint.

Intégrité des données et de flexibilité    Identificateurs uniques préserver l’intégrité des données, et ils vous assurer qu’aucune deux lignes (ou enregistrements) ne contiennent toutes les mêmes données. Identificateurs uniques offrent également le moyen le plus rapide pour extraire des données lorsque vous effectuez une recherche sur ou triez vos données. Dans Access, vous pouvez utiliser le type de données NuméroAuto pour générer automatiquement un identificateur unique pour chaque enregistrement. Vous pouvez ensuite utiliser ces identificateurs d’associer enregistrements dans une table à un ou plusieurs enregistrements dans une autre table.

La structure Access s’applique à vos données permet de garantir l’intégrité des données. Accès pouvez exiger que les nouveaux enregistrements dans une table possède une valeur correspondante existant dans une autre table, afin que vous ne pouvez pas créer des enregistrements « orphelins ». Par exemple, vous ne souhaitez pas avoir une commande qui n’inclut pas les informations relatives aux clients. Access peut nécessiter que chaque nouvel enregistrement dans votre table commandes comporte une valeur de client correspondant dans votre table clients. Ce obligatoire correspondance de valeurs est appelée intégrité référentielle.

Vous pouvez également imposer vos propres contraintes et des règles afin d’assurer que les données sont saisies correctement. Excel vous permet d’entrer des données de manière plus libre, mais Excel ne prend pas en charge les données relationnelles, elle ne peut pas prend en charge l’intégrité référentielle. Toutefois, vous pouvez utiliser la commande Validation des données pour contrôler l’entrée de données dans Excel.

Interroger    Si vous avez souvent afficher vos données de plusieurs façons, selon la modification des conditions ou des événements, Access peut être le meilleur choix pour le stockage et l’utilisation de vos données. Access vous permet d’utiliser des requêtes de langage SQL (Structured Query) pour extraire rapidement des lignes et des colonnes de données que vous voulez, si les données sont contenues dans une table ou plusieurs tables. Vous pouvez également utiliser des expressions dans les requêtes pour créer des champs calculés. Utilisation d’une expression dans Access est similaire à celui de l’aide de formules dans Excel pour calculer des valeurs. Vous pouvez également utiliser des requêtes Access pour synthétiser les données et de présenter les valeurs agrégées, telles que sommes, moyennes et détermine.

Modélisation    Dans Excel, vous pouvez utiliser les outils de analyse de scénarios pour prévoir le résultat d’un modèle de feuille de calcul. Analyse what-if permet d’exécuter différents scénarios dans vos données, telles que meilleur des cas et pire des cas et de comparer les données résultantes plusieurs scénarios dans un rapport de synthèse. Aucun fonctionnalité similaire n’est disponible dans Access.

Pivoting et des graphiques    Dans les programmes, vous pouvez créer des rapports de tableau croisé dynamique et des graphiques de tableau croisé dynamique. Toutefois, Excel fournit plus avancées de tableau croisé dynamique rapports et les fonctionnalités de création de graphiques qu’Access. Si vous envisagez de créer des rapports de tableau croisé dynamique complet ou fournir aspect professionnel graphiques régulièrement, vous devez utiliser la création de rapports de tableau croisé dynamique ou de tableau croisé dynamique de création de graphiques dans Excel au lieu de fonctionnalités communes dans Access.

Access et Excel peuvent être utilisé dans des environnements collaboratifs, tels que Windows SharePoint Services et les partages de fichiers réseau, mais il existe des différences dans la manière dont les données sont accessibles par plusieurs utilisateurs.

Plusieurs accès utilisateur aux données    Dans des conditions normales, Access vous permet de plusieurs utilisateurs ouvrir une base de données unique en même temps ; Cette méthode fonctionne bien, car Access verrouille uniquement les données qui sont en cours de modification ; Par conséquent, les autres utilisateurs puissent modifier des enregistrements différents sans les conflits. Dans Excel, vous pouvez partager un classeur avec d’autres utilisateurs, mais les fonctions multi-utilisateurs collaboration meilleures lorsque les utilisateurs travaillent sur les données de ce classeur à des moments différents au lieu de simultanément. En effet, les utilisateurs d’une base de données Access collaborer sur un jeu de données, et les utilisateurs d’un classeur Excel collaborer sur un document.

À l’aide de Windows SharePoint Services pour la collaboration    Les deux programmes s’intègrent avec les technologies Microsoft Windows SharePoint Services, tels que des listes et bibliothèques de documents SharePoint.

Access fournit de différentes façons pour collaborer avec plusieurs utilisateurs sur un site SharePoint. Par exemple, vous pouvez télécharger une base de données complète dans une bibliothèque de documents Windows SharePoint Services, passer des formulaires et états disponibles sous forme de vues de Windows SharePoint Services et lier une base de données à des données qui sont stockées dans des listes SharePoint.

Excel ne propose qu’un seul moyen de collaborer avec plusieurs utilisateurs sur un site SharePoint Services. Vous pouvez télécharger un classeur des bibliothèques de documents Windows SharePoint Services, où des utilisateurs individuels peuvent extraire le classeur pour apporter des modifications, empêchant les autres utilisateurs de modifier le classeur en même temps. Les utilisateurs peuvent modifier un classeur sans extraction de la bibliothèque de documents, après quoi ils doivent coordonner avec d’autres utilisateurs afin d’éviter les conflits de données.

À l’aide de dossiers réseau pour la collaboration    Si vous stockez une base de données Access dans un dossier réseau partagé, plusieurs utilisateurs peuvent ouvrir la base de données et travailler simultanément avec ses données. Enregistrements individuels sont verrouillés lorsqu’un utilisateur modifie les. Si vous enregistrez un classeur Excel dans un dossier réseau partagé, un seul utilisateur peut modifier le classeur à la fois. Pour des fins d’affichage, plusieurs utilisateurs peuvent ouvrir le classeur pendant un autre utilisateur modifie actuellement mais ces utilisateurs ne peuvent pas apporter de modifications aux données jusqu’à ce que l’utilisateur qui modifie le classeur ferme.

Ces deux programmes proposent des fonctionnalités similaires, les mots de passe et de chiffrement, qui peut vous aider à éviter les pertes de données et protéger vos données contre tout accès non autorisé. Toutefois, il existe certaines différences entre Access et Excel dans fonctionne la protection des données comment au niveau utilisateur.

Prévention des pertes de données    Dans Access, votre travail est enregistré en permanence afin que, en cas de panne inattendue, il est peu perdre la quantité de travail (le cas échéant). Toutefois, étant donné que Access enregistre votre travail en continu, il est également possible pour apporter des modifications que vous décidez que vous ne souhaitez pas valider. Pour vous assurer que vous pouvez restaurer votre base de données à comme vous le souhaitez, vous devez créer une copie de sauvegarde du fichier de base de données sur une planification adapté à vos besoins. Vous pouvez restaurer une base de données entière à partir d’une sauvegarde, ou vous pouvez restaurer un tableau ou un autre objet de base de données dont vous avez besoin. Si vous utilisez un utilitaire de sauvegarde de système de fichiers, vous pouvez également utiliser une copie d’une base de données à partir d’une sauvegarde de système de fichiers pour restaurer vos données. Dans Excel, vous pouvez enregistrer les informations de récupération à des intervalles pendant que vous mettez à jour vos données.

Protection des données au niveau utilisateur    Dans Excel, vous pouvez supprimer des données critiques ou privées de l’affichage en masquant les colonnes et lignes de données et puis protéger la feuille de calcul entière pour contrôler l’accès utilisateur aux données masquées. En plus de protéger une feuille de calcul et ses éléments, vous pouvez également verrouiller et déverrouiller des cellules dans une feuille de calcul pour empêcher d’autres utilisateurs de modifier accidentellement des données importantes.

Sécurité au niveau des fichiers    Au niveau des fichiers, vous pouvez utiliser chiffrement dans les deux programmes pour empêcher les utilisateurs non autorisés de voir les données. Vous pouvez également exiger qu’un mot de passe renseigner pour ouvrir un fichier de base de données ou d’un classeur. En outre, vous pouvez protéger un fichier de base de données ou d’un classeur en utilisant un signature numérique.

Restreint l’accès aux données    Dans Excel, vous pouvez spécifier des autorisations utilisateur pour accéder aux données ou définir des autorisations en lecture seule qui empêchent d’autres utilisateurs d’apporter des modifications aux données qu’ils ont accès à. Access ne fournit pas les fonctionnalités de sécurité au niveau utilisateur, mais Access prend en charge le modèle de sécurité utilisateur de n’importe quel serveur de base de données qu’il connecte. Par exemple, si vous créez un lien vers une liste SharePoint, Access heeds les autorisations utilisateur pour la liste SharePoint. Si vous voulez conserver des utilisateurs non autorisés d’accéder à vos données Access, vous pouvez chiffrer votre base de données en affectant un mot de passe. Les utilisateurs doivent entrer le mot de passe pour lire les données à partir de la base de données, même s’ils ont l’accès à l’aide d’un autre programme, comme Excel.